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Priorisez, planifez et optimisez ! L'art de réduire le stress au travail
La réduction du stress passe par une bonne organisation dans notre milieu de travail ainsi que dans notre quotidien. Ces deux sphères de notre vie s’influencent mutuellement.
Gestion des erreurs Organisation du travail Facebook LinkedIn TwitterEn effet, lorsqu’en partant de la maison pour le travail, on est préoccupé par
tout ce qu’on a à faire à la maison, on fait monter notre niveau de
stress en plus de diminuer notre concentration pour ce qu’on aura à
faire dans notre journée à la pharmacie. De plus, si notre journée de
travail s’est déroulée de façon chaotique, on revient stressé à la maison.
On le sait le milieu de la pharmacie a beaucoup changé dans les dernières années. Avec la loi 31, les pharmaciens ont beaucoup plus de responsabilités. Ceci à un impact sur la charge de travail et augmente le niveau de stress.
On le sait le milieu de la pharmacie a beaucoup changé dans les dernières années. Avec la loi 31, les pharmaciens ont beaucoup plus de responsabilités. Ceci à un impact sur la charge de travail et augmente le niveau de stress.
GESTION DU TEMPS ET PRIORITÉS
Gestion des priorités
Une bonne gestion des priorités demeure essentielle afin d’être efficace et de
diminuer le stress au travail. En effet, toutes les tâches au quotidien n’ont pas la
même priorité. Il est donc important de voir ce qui doit être fait la journée
même et ce qui pourrait être reporté au lendemain.
De cette façon, s’il survient des imprévus en cours de journée ou si la journée est plus occupée qu’à l’habitude, vous terminerez votre journée en ayant quand même la satisfaction d’avoir réalisé les tâches importantes ou de vous être occupé des clients prioritaires. Un début de traitement d’antibiotique par exemple peut être prioritaire par rapport à une augmentation d’un hypoglycémiant oral qui pourrait être reporté au lendemain sans causer de préjudice au client. L’utilisation de panier de couleurs différentes peut aider à différencier la priorité des ordonnances à traiter.
De cette façon, s’il survient des imprévus en cours de journée ou si la journée est plus occupée qu’à l’habitude, vous terminerez votre journée en ayant quand même la satisfaction d’avoir réalisé les tâches importantes ou de vous être occupé des clients prioritaires. Un début de traitement d’antibiotique par exemple peut être prioritaire par rapport à une augmentation d’un hypoglycémiant oral qui pourrait être reporté au lendemain sans causer de préjudice au client. L’utilisation de panier de couleurs différentes peut aider à différencier la priorité des ordonnances à traiter.
Planification et organisation du travail
Le sentiment d’urgence augmente aussi le stress au travail. Une bonne
planification du travail permet d’éviter d’être toujours en mode urgence.
Pour le propriétaire ou le gestionnaire, il faut avoir une vue d’ensemble
de l’année. Y a-t-il des périodes plus achalandées, des projets spéciaux
pour la pharmacie, des besoins actuels ou éventuels à combler en termes
de personnel.
Pour les employés, une réduction du sentiment d’urgence passe par une bonne planification des tâches au cours de la semaine. Il est important d’avoir une vue d’ensemble sur la semaine. On établit ce qu’on a à faire, on répartit les tâches par journée selon les priorités. Un agenda commun papier ou électronique est un bon outil pour éviter de perdre la trace de suivis à faire pour des patients ou autres tâches dans la pharmacie.
Une bonne planification passe aussi par une évaluation de l’achalandage au cours de la semaine. Est-ce que le personnel disponible est utilisé lors des périodes plus achalandées ? Un ajustement des horaires pourra être fait au besoin afin de mieux équilibrer les gens en poste selon les périodes d’achalandage et mieux répartir les tâches.
Pour les employés, une réduction du sentiment d’urgence passe par une bonne planification des tâches au cours de la semaine. Il est important d’avoir une vue d’ensemble sur la semaine. On établit ce qu’on a à faire, on répartit les tâches par journée selon les priorités. Un agenda commun papier ou électronique est un bon outil pour éviter de perdre la trace de suivis à faire pour des patients ou autres tâches dans la pharmacie.
Une bonne planification passe aussi par une évaluation de l’achalandage au cours de la semaine. Est-ce que le personnel disponible est utilisé lors des périodes plus achalandées ? Un ajustement des horaires pourra être fait au besoin afin de mieux équilibrer les gens en poste selon les périodes d’achalandage et mieux répartir les tâches.
Action immédiate pour les tâches courtes
Rien de plus décourageant et stressant que de terminer une journée avec
une pile d’ordonnances à vérifier. Le mot d’ordre : on fait maintenant ce qui
prend moins de 2 minutes à faire au lieu de reporter sans toutefois
interrompre une tâche en cours. Si une ordonnance est peu complexe, on
la vérifie maintenant et on la classe. On se garde pour un autre moment les
autres qui sont plus complexes. Il devrait en rester peu en fin de journée.
OPTIMISATION DES PROCESSUS ET RESSOURCES
Efficacité de la chaîne de travail
Un autre élément qui augmente le stress au travail est une chaîne de travail
non efficace. Il est important de se demander si toutes les étapes de la
chaîne sont nécessaires, est-ce que la technologie pourrait faire gagner du
temps pour une étape. Par exemple un lecteur pour les codes-barres afin
de valider le contenant-contenu. Est-ce que telle étape pourrait être faite
autrement ? Y a-t-il des déplacements inutiles lors des différentes étapes ?
Si oui, il faudra apporter des changements dans l’emplacement des postes
de travail ou dans la localisation de certains médicaments.
Travail de qualité et gestion des erreurs
Rien de tel pour augmenter le stress en cours de journée que de retourner
des paniers en raison d’une erreur dans une des étapes de la chaîne de
travail. Il est donc primordial de sensibiliser tout le personnel à
l’importance d’effectuer un travail de qualité à chacune des étapes. Plus il
y a d’erreurs au début de la chaîne de travail, plus on augmente les chances
de laisser passer des erreurs en fin de chaîne.
Exploitation des compétences de l’équipe
L’exploitation des forces de tous les membres de l’équipe est essentielle
pour une chaîne de travail efficace. Le travail des ATP est au cœur du bon
fonctionnement de toute la pharmacie et il faut le reconnaître. L’ATP a la
capacité de gérer beaucoup de tâches. Est-ce que le personnel technique
dans votre milieu de travail est utilisé au maximum de ses capacités ?
Parfois, il suffit de certains rappels, d’une bonne formation et certaines
tâches que les pharmaciens ont l’habitude de faire peuvent être déléguées
aux ATP. Les ATP ne doivent pas hésiter à poser des questions pour bien
comprendre leurs tâches. Les pharmaciens doivent aussi valider la
compréhension du personnel technique et donner le plus d’informations
afin que l’ATP comprenne bien ce qu’il fait et le pourquoi de certaines
procédures. Il est essentiel de fournir aux ATP tous les outils afin de pouvoir
exploiter leur potentiel à leur pleine capacité. Par exemple, l’utilisation de
gabarit pour la collecte de données permet au personnel technique
d’effectuer cette tâche. Ainsi on s’assure d’une uniformité et que toutes les
informations requises seront présentes au dossier lorsque le pharmacien
procèdera à l’analyse des ordonnances. Des procédures doivent aussi être
rédigées pour permettre le contrôle de qualité à diverses étapes de la
préparation des ordonnances.
Gestion de la concentration et multitâches
On le sait une bonne dose de concentration est nécessaire
dans l’analyse de dossier. Il est donc essentiel d’être le moins
interrompu possible. Une bonne gestion des appels
téléphoniques est primordiale. Un message d’accueil efficace
avec des options détaillées permet de bien diriger les appels
et de limiter ceux aux pharmaciens. Les ATP peuvent
répondre à de nombreux appels et prendre le message
lorsque la question dépasse leurs compétences. Tout passe
par une bonne formation. Il peut être tout à fait correct de
rappeler un client après avoir terminé une analyse d’un profil
complexe. Il est très utile d’avoir toujours à côté de soi une
feuille afin de se noter les personnes à rappeler ou autres
informations importantes.
Un autre élément qui augmente le stress est le multitâche. Non seulement le multitâche n’est pas efficace, mais en plus, il augmente le risque d’erreur. Dans un monde idéal, un pharmacien devrait être à un poste de travail. Par exemple, un pharmacien à la vérification des piluliers, un autre à la validation des ordonnances et un autre pour l’analyse des dossiers, suivis à faire ou les consultations dans un bureau. Si ce n’est pas possible, il faudrait alors valider les piluliers dans un moment moins achalandé dans la journée afin d’être le moins interrompu possible.
Un autre élément qui augmente le stress est le multitâche. Non seulement le multitâche n’est pas efficace, mais en plus, il augmente le risque d’erreur. Dans un monde idéal, un pharmacien devrait être à un poste de travail. Par exemple, un pharmacien à la vérification des piluliers, un autre à la validation des ordonnances et un autre pour l’analyse des dossiers, suivis à faire ou les consultations dans un bureau. Si ce n’est pas possible, il faudrait alors valider les piluliers dans un moment moins achalandé dans la journée afin d’être le moins interrompu possible.
RXnotes : Adieu bouts de papiers et notes égarées !
Dans un laboratoire de pharmacie, la communication claire et efficace est cruciale pour gérer le stress et optimiser l'organisation.
RXnotes, une solution offerte par RXpharmaLAB, propose justement d'améliorer ce volet. Ces cartes de communication, spécialement conçues pour les laboratoires de pharmacie, facilitent les échanges entre les membres de l’équipe et accélèrent les processus opérationnels.
Avec des messages prédéfinis et la possibilité de personnalisation, RXnotes permet de transmettre rapidement les informations essentielles, réduisant ainsi les échanges superflus, les notes manuelles sur des bouts de papiers, et les erreurs potentielles.
Des cartons haut en couleur, rapidement repérables avec des icônes transmettant un message précis de façon efficace, RXnotes s'avère être un outil indispensable dans la gestion quotidienne du laboratoire.
Pour une communication facile et plus colorée, laissez RXnotes égayer vos échanges !
Gestion de la charge mentale à la maison
Rien de tel pour nous déconcentrer et diminuer notre efficacité
que d’avoir une charge mentale élevée. D’être au travail et de penser
à ce qu’on a à faire à la maison, à notre fin de journée en termes de
repas, d’arrêt à l’épicerie ou au service de garde augmente
grandement notre stress. La planification dans notre quotidien à
la maison reste un élément clé afin de réduire la charge mentale.
La liste de choses à faire permet de se libérer l’esprit. On écrit tout ce qu’il ne faut pas oublier et on le planifie dans nos journées. Ainsi, on évite d’avoir en tête des éléments comme le rendez-vous important qu’il faut prendre telle date du mois lorsque les horaires de la clinique sont disponibles par exemple. Une bonne gestion de l’agenda familial permet de prévoir les conflits d’horaire et de planifier les transports nécessaires pour le service de garde, l’école ou les activités sportives ou culturelles. Enfin, de nombreuses petites actions peuvent être mises en place au quotidien afin d’être plus efficaces et de se faciliter la tâche avec les lunchs, collations, lessive, ménage, transports…
Vous aimeriez être plus organisés au travail ou dans votre quotidien à la maison. J’aide depuis 2017 les gens à réduire leur charge mentale par une meilleure organisation. J’offre des formations et ateliers en entreprise, pour les particuliers et de l’accompagnement individuel.
La liste de choses à faire permet de se libérer l’esprit. On écrit tout ce qu’il ne faut pas oublier et on le planifie dans nos journées. Ainsi, on évite d’avoir en tête des éléments comme le rendez-vous important qu’il faut prendre telle date du mois lorsque les horaires de la clinique sont disponibles par exemple. Une bonne gestion de l’agenda familial permet de prévoir les conflits d’horaire et de planifier les transports nécessaires pour le service de garde, l’école ou les activités sportives ou culturelles. Enfin, de nombreuses petites actions peuvent être mises en place au quotidien afin d’être plus efficaces et de se faciliter la tâche avec les lunchs, collations, lessive, ménage, transports…
Vous aimeriez être plus organisés au travail ou dans votre quotidien à la maison. J’aide depuis 2017 les gens à réduire leur charge mentale par une meilleure organisation. J’offre des formations et ateliers en entreprise, pour les particuliers et de l’accompagnement individuel.
Par Mélanie Noël, pharmacienne | Une fille organisée
Ce document a été élaboré avec soin par RXpharmaLAB.com, JobLynx.ca ou emploiSANTEquebec.ca, ou par l’un de leurs collaborateurs, partenaires ou clients. Les opinions et informations exprimées n’engagent que leurs auteurs et ne reflètent pas nécessairement la position officielle des plateformes mentionnées.
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